Політика конфіденційності

1. Хто є контролером ваших даних

Контролер — Special Software Development SRL, податковий номер 39594308, зареєстрований у торговельному реєстрі за № J40/9725/2018, зареєстроване місцезнаходження: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Поштова адреса: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

З будь-яких питань або запитів щодо персональних даних пишіть на адресу [email protected]. Наразі контролер не призначав уповноваженого з питань захисту даних (DPO); запити розглядаються за цією ж адресою.

2. Які дані ми обробляємо

Ми обробляємо лише ті дані, які потрібні для зазначених нижче цілей:

• дані облікового запису: ім’я, адреса електронної пошти, телефон, компанія, адреса, пароль (зберігається лише у вигляді хешу) та налаштування облікового запису;
• дані для виставлення рахунків і платежів: реквізити для рахунків-фактур, історія підписок і платежів. Дані картки вводяться безпосередньо у платіжного оператора, і ми їх не зберігаємо;
• дані про використання та технічні дані: IP-адреса, тип браузера й пристрою, відвідані сторінки, дата й час доступу, журнали автентифікації та безпеки;
• комунікації: повідомлення, надіслані через контактну форму, чат, запити до служби підтримки та розмови з віртуальним асистентом;
• маркетингові дані: підписка на розсилку, налаштування комунікацій, джерело переходу (партнерська програма) та надані згоди;
• дані про компанії та їхніх контактних осіб із публічних джерел, які використовуються для B2B-пошуку клієнтів (див. розділ 9).

3. Навіщо ми обробляємо дані та на якій правовій підставі

• надання Послуги, створення й ведення облікового запису, технічна підтримка — виконання договору (стаття 6(1)(b) GDPR);
• виставлення рахунків, бухгалтерський облік, податкові зобов’язання та відповіді органам влади — виконання юридичного обов’язку (стаття 6(1)(c));
• безпека Послуги, запобігання шахрайству та зловживанням, журнали доступу — законний інтерес (стаття 6(1)(f));
• розсилка, комерційні повідомлення фізичним особам, файли cookie, технології аналітики та реклами — згода (стаття 6(1)(a)), яку ви можете відкликати в будь-який час;
• комерційні повідомлення компаніям і B2B-пошук клієнтів, вдосконалення продукту — законний інтерес (стаття 6(1)(f)) з урахуванням вашого права заперечувати;
• захист у юридичних спорах — законний інтерес.

4. Файли cookie та подібні технології

Ми використовуємо суворо необхідні файли cookie (мова, ринок, сесія, план, обраний під час оформлення замовлення), для яких згода не потрібна. Файли cookie уподобань, аналітики та маркетингу вмикаються лише після того, як ви надасте згоду у банері cookie. Ви можете змінити або відкликати свій вибір у будь-який час за посиланням «Налаштування cookie» у нижній частині сторінки. Повний перелік із назвами, призначенням і строком дії наведено у Політиці використання файлів cookie.

5. Кому ми передаємо дані (одержувачі)

До даних мають доступ лише працівники, яким це необхідно, та постачальники, які обробляють їх від нашого імені за договором (оператори). Категорії постачальників:

• хостинг та інфраструктура: Hetzner (Європейський Союз); мережа доставки та захист: Cloudflare;
• обробка платежів: Stripe, Netopia;
• транзакційна електронна пошта, SMS та сповіщення: постачальники послуг електронної пошти та SMS;
• аналітика та реклама (лише за вашою згодою): Google, Meta, OpenAI;
• функції штучного інтелекту: постачальники моделей (наприклад, Anthropic, OpenAI) — див. розділ 11;
• онлайн-зустрічі в застосунку для запису на прийом: Daily.co або Jitsi;
• органи публічної влади, якщо це вимагається законом (наприклад, податковий орган для електронного виставлення рахунків).
• Актуальний перелік постачальників і їхню роль ми можемо надіслати вам на запит за адресою [email protected].

6. Передача даних за межі Європейського економічного простору

Деякі постачальники (наприклад, Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) можуть обробляти дані за межами ЄЕП, зокрема у Сполучених Штатах. Ми передаємо дані лише на підставі гарантій, передбачених GDPR: рішення про адекватність (зокрема Рамкова програма захисту даних ЄС–США для сертифікованих постачальників) або стандартних договірних положень Європейської комісії. Ви можете запросити копію застосовуваних гарантій за адресою [email protected].

7. Як довго ми зберігаємо дані

Ми зберігаємо дані лише стільки, скільки потрібно для мети, з якою вони були зібрані:

• дані облікового запису: поки обліковий запис активний і до 30 днів після його видалення або припинення підписки;
• рахунки-фактури та бухгалтерські записи: 10 років, як того вимагає бухгалтерське законодавство;
• журнали доступу та безпеки (зокрема IP-адреси): до 90 днів; журнали автентифікації: до 12 місяців;
• розмови з віртуальним асистентом і в чаті: до 6 місяців;
• контактні повідомлення та запити до підтримки: до 24 місяців після закриття;
• розсилка та згоди: до відкликання згоди, а підтвердження згоди — протягом строку позовної давності;
• дані для B2B-пошуку клієнтів: до 12 місяців за відсутності відповіді або до подання вами заперечення;
• зашифровані резервні копії перезаписуються щонайбільше протягом 12 місяців.

8. Ваші права

Відповідно до GDPR ви маєте право: на доступ до своїх даних; на їх виправлення; на стирання («право бути забутим»); на обмеження обробки; на переносимість даних; заперечувати проти обробки на підставі законного інтересу та проти прямого маркетингу; відкликати згоду без впливу на законність попередньої обробки; не підлягати рішенню, що ґрунтується виключно на автоматизованій обробці. Надсилайте свій запит на адресу [email protected]; ми відповідаємо протягом одного місяця (з можливістю продовження ще щонайбільше на два місяці для складних запитів, про що ми вас повідомимо). Дані профілю та згоди ви можете змінювати на панелі свого облікового запису. Для захисту ваших даних ми можемо попросити підтвердження особи.

9. B2B-пошук клієнтів і дані з публічних джерел

Щоб звертатися до компаній, які можуть бути зацікавлені в наших послугах, ми використовуємо дані про компанії та їхніх контактних осіб із публічних джерел (наприклад, торговельний реєстр, податковий орган, публічні довідники, онлайн-карти): назва компанії, податковий номер, адреса, керівники, професійні контактні дані. Підставою є наш законний інтерес; ми оцінили його письмово (тест на баланс інтересів) і не звертаємося до осіб, які заперечили.

Якщо ви отримуєте від нас повідомлення таким чином, у першому повідомленні ми вказуємо, хто ми, з якого джерела отримали ваші дані та як ви можете попросити нас їх видалити або заперечити. Ви можете заперечити в будь-який час за адресою [email protected] або за посиланням у повідомленні; ми додаємо вашу адресу до списку виключень, який дотримуємося.

10. Дані, які наші клієнти вносять до застосунків

Коли ви використовуєте продукт екосистеми для власного бізнесу (наприклад, CRM, HR, виставлення рахунків, запис на прийом, клініки, практики), дані осіб, яких ви вносите до застосунку (ваші клієнти, працівники, пацієнти, учні), обробляються вами як контролером. Ми діємо як оператор — лише за вашими інструкціями та на підставі угоди про обробку даних (стаття 28 GDPR). Якщо ви є особою, дані якої вніс один з наших клієнтів, спершу зверніться до цього клієнта.

11. Функції штучного інтелекту

Деякі функції (наприклад, віртуальний асистент, підказки чи підсумки) надсилають ваш текст постачальникам моделей штучного інтелекту, які обробляють дані лише для того, щоб повернути нам результат. Якщо договір або налаштування постачальника це дозволяють, ми не дозволяємо йому використовувати ваш вміст для навчання моделей, і ми не ухвалюємо щодо вас рішень, що мають правові наслідки, виключно автоматизованими засобами. Не вносьте в ці функції зайві дані, зокрема чутливі.

12. Безпека даних

Ми застосовуємо належні технічні та організаційні заходи: шифровані з’єднання (HTTPS), хешування паролів, рольовий контроль доступу, журнали доступу, шифрування чутливих полів, де це доречно, зашифровані резервні копії та розділення середовищ. У разі порушення безпеки персональних даних, яке вас стосується, ми повідомимо наглядовий орган і, якщо цього вимагає закон, вас — у встановлені законом строки.

13. Неповнолітні

Послуга призначена для осіб із повною цивільною дієздатністю і не розрахована на дітей віком до 16 років. Дані учнів або дітей у освітніх застосунках вносить школа або батьки як контролер.

14. Зміни до цієї політики

У разі суттєвих змін до політики ми оновлюємо дату набрання чинності, а якщо зміна істотно вас стосується, повідомляємо вас електронною поштою або в межах Послуги.

15. Контакти та скарги

З питань або запитів: [email protected] або поштою на адресу Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Ви маєте право подати скаргу до Національного наглядового органу Румунії з питань обробки персональних даних (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, або до органу у вашій країні проживання в ЄС.